Làm sao để quản lý và nâng cao hiệu quả làm việc của doanh nghiệp vẫn luôn là vấn đề làm đau đầu các nhà quản trị. Bởi vậy mà cách xây dựng KPI ngàng càng trở nên quan trọng.
Song, không phải ai cũng thành công xây dựng KPI ngay từ lần đầu. Vậy làm sao để hạn chế tối đa những sai lầm có thể xảy ra? 5 nguyên tắc giúp xây dựng kế hoạch KPI cho phòng nhân sự là gì?
Những chia sẻ sau đây của JobNow hy vọng sẽ giúp bạn giải đáp được những khúc mắc ấy.
Tìm hiểu KPI là gì?
KPI là viết tắt của Key Performance Indicator. Đây là công cụ xuất sắc hỗ trợ việc theo dõi, đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên dựa trên các tiêu chí đã được thống nhất.
KPI có thể áp dụng với mỗi nhân viên hoặc trong toàn doanh nghiệp. Nhìn vào KPI, chúng ta sẽ thấy được chất lượng làm việc của cá nhân hay đơn vị kinh doanh.
Từ đó, đánh giá tiến độ hoàn thành mục tiêu chiến lược đề ra.
Xây dựng KPI ở nhiều mức độ đang là cách quản lý phổ biến của nhiều doanh nghiệp.
Đối với bản nhân viên, đây sẽ là bảng hệ thống mục tiêu cụ thể trong công việc. Dựa vào KPI họ sẽ tự đánh giá được mức độ hoàn thành công việc của mình. Nếu đang chậm hơn so với mục tiêu ban đầu thì có giải pháp kịp thời để điều chỉnh, khắc phục. Đồng thời, KPI cũng tạo ra nguồn động lực thúc đẩy mỗi cá nhân luôn hướng tới các hạng mục tiếp theo.
Đối với người quản lý, KPI là cơ sở theo dõi hiệu suất làm việc thực tế của nhân viên. Đây sẽ là tiêu chí quan trọng để xét mức thưởng cũng như kỷ luật đối với cá nhân. Ngoài ra, KPI cũng giúp cho việc nghiệm thu kết quả trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Có rất nhiều cách phân loại KPI nhưng chúng ta có thể xét chúng theo 2 nhóm chính.
Một là KPI cấp cao tập trung vào hiệu suất kinh doanh tổng thể. Hai là KPI cấp thấp đi sâu vào hiệu quả của từng khâu quy trình làm việc.
>> Xem thêm : Lương KPI là gì ? Quy chế trả lương KPI nhiều doanh nghiệp áp dụng
5 nguyên tắc xây dựng KPI
Khi tìm kiếm cách xây dựng KPI, bạn chắc chắn đã từng nghe cụm từ SMART KPI. Đây là nguyên tắc cơ bản để thiết lập nên một KPI đầy đủ, đảm bảo 5 yếu tố:
- Specific: Mục tiêu cụ thể. Khi triển khai công việc đặc biệt tránh các mục tiêu chung chung như: Hoàn thành tốt công việc được giao, tăng doanh thu cho doanh nghiệp, hạn chế chi tiêu,… Ngược lại nên tập trung vào những mục tiêu trước mắt, gắn với một nhiệm vụ chuyên môn cụ thể.
- Measurable: Mục tiêu đo lường được. Trong bảng KPI, kết quả mỗi công việc đều có tiêu chí nhỏ cụ thể để đánh giá. Đó có thể là doanh thu cuối tháng, số lượng khách hàng tiếp cận được, nhận xét từ khách hàng,…
- Attainable: Mục tiêu có thể đạt được. Khi xây dựng KPI bạn cần cân nhắc và họp bàn về những mục tiêu đạt ra. Mục tiêu này sẽ không khả thi nếu vượt quá tiềm năng thực tế của doanh nghiệp.
- Relevant: Mục tiêu thực tế. Những tiêu chí đưa ra phải phù hợp để giải quyết các vấn đề hiện tại của doanh nghiệp.
- Timebound: Mục tiêu đo lường được. Bạn sẽ không thể so sánh chính xác kết quả công việc nếu không có thời gian giới hạn. Đây cũng là động lực thúc đẩy mỗi cá nhân đẩy nhanh tiến độ, tránh trì hoãn.
Smart là viết tắt của 5 yếu tố này, cũng là cách để tối ưu hóa một KPI. Việc xây dựng KPI sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều nếu bạn có thể cân bằng các yếu tố.
Đây chính là các “chìa khóa vàng” giúp bạn quản lý doanh nghiệp với KPI.
“Để hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng và phát triển bền vững JobNow tặng miễn phí bộ tài liệu quản trị nhân sự trị giá 2.000.000 vnđ”
Cách xây dựng KPI nhanh nhất cho phòng nhân sự
Bên cạnh các yếu tố nội dung cần đảm bảo, quy trình xây dựng KPI đạt chuẩn cũng được nhiều người quan tâm. Đây cũng là đáp án cho câu hỏi làm thế nào để tạo lập một KPI chuyên nghiệp.
Bước 1: Xác định cá nhân hay bộ phận chịu trách nhiệm xây dựng KPI.
Có 2 cách chính để xác định.
Cách thứ nhất, giao kế hoạch xây dựng KPI cho các trưởng phòng ban. Theo đó, KPI sẽ bám sát theo nhiệm vụ và chức năng riêng của từng bộ phận.
Tuy nhiên, do mỗi phòng có cách đặt mục tiêu riêng có thể thiếu tính thống nhất. Hoặc gây nên sự chênh lệch khối lượng công việc giữa các bộ phận.
Cách thứ hai, thống nhất giao trách nhiệm cho bộ phận nhân sự. Cách này sẽ đảm bảo tính khách quan và giúp doanh nghiệp hoạt động theo một định hướng.
Dù vậy, phòng nhân sự không thể bao quát toàn bộ công việc của các phòng ban. Do đó, mục tiêu đưa ra có thể thiếu tính thực tế.
Để khắc phục các nhược điểm này, hệ thống KPI cần có sự thẩm định trước khi áp dụng.
Bước 2: Xác định vị trí và mục tiêu công việc
Dựa vào vị trí công việc khác nhau mà mỗi nhân viên và bộ phận sẽ có nhiệm vụ riêng. Một phần công việc này đã được quy định tại bảng mô tả công việc.
Theo đó, kết quả nhân viên đạt được sẽ được khen thưởng hoặc kỷ luật nếu vi phạm.
Bước 3: Xác định các chỉ số đánh giá KPI
Đây là lúc mà 5 nguyên tắc SMART sẽ thể hiện được vai trò của mình. Tùy theo việc xây dựng KPI cho bộ phận hay cho chức danh cụ thể mà chỉ số sẽ khác nhau.
Với KPI của bộ phận, các chỉ số phải mang tính bao quát tổng thể. Không thể dựa vào khả năng của một cá nhân để xây dựng chỉ tiêu cho cả phòng.
Với KPI cho từng chức danh, mục tiêu đề ra phải bám sát bảng mô tả. Kết quả cá nhân đạt được phải có phương án đo lường và được kiểm chứng rõ ràng, minh bạch.
Trên đây là một vài chia sẻ hỗ trợ việc xây dựng KPI thành công của JobNow. Cảm ơn các bạn đã dành thời gian theo dõi bài viết!
JOBNOW – HỆ THỐNG TUYỂN DỤNG THÔNG MINH
- Hotline: 0986.935.736 – 0988.093.407
- Emaill: Hrmanager1@adtgroup.net
- Dịch vụ tuyển dụng trọn gói Headhunter Cam kết nhận ứng viên sau 7 ngày
Facebook Comments