5 bí quyết xây dựng bảng mô tả công việc hoàn hảo-JobNow 

50
Bản mô tải công việc hoàn hảo
Bản mô tải công việc hoàn hảo

Ngày nay, bảng mô tả công việc đang là công cụ hỗ trợ đắc lực trong tuyển dụng và quản lý doanh nghiệp. Do đó, rất nhiều người đã thử sức xây dựng bảng mô tả công việc riêng. Tuy nhiên, để có được một bản mô tả thật tỉ mỉ và chuyên nghiệp không hề dễ dàng.

Đó là lý do hôm nay JobNow sẽ chia sẻ về 5 “tuyệt chiêu” giúp xây dựng một kế hoạch thành công. Hãy cùng theo dõi bài viết để cập nhật ngay các tips hay ho này nhé!

Bảng mô tả công việc là gì? Tại sao doanh nghiệp cần bảng mô tả?

Bản mô tả công việc là gì?

Ngay từ cái tên, bản mô tả đã trực tiếp thể hiện được chức năng và vai trò của mình.

Hiểu đơn giản, bản mô tả công việc là tài liệu ghi lại chi tiết, cụ thể các thông tin  liên quan đến vị trí công việc.

Các thông tin này bao gồm: nhiệm vụ, trách nhiệm và người phụ trách công việc. Đây là những yêu cầu cơ bản bạn cần đảm bảo làm tốt nhất khi đảm nhiệm một vị trí nào đó.

Qua mô tả công việc, chúng ta sẽ có cái nhìn tổng quan và chính xác nhất những việc mình cần làm. Từ đó, tối ưu hóa và nâng cao hiệu quả công việc.

Làm sao để xây dựng bảng mô tả công việc thành công là câu hỏi của nhiều doanh nghiệp
Làm sao để xây dựng bảng mô tả công việc thành công là câu hỏi của nhiều doanh nghiệp

Những ưu điểm tuyệt vời của bản mô tả công việc

Để hoàn thành bất cứ một công việc gì, chúng ta đều phải xác định mục tiêu rõ ràng. Bảng mô tả công việc đúng chuẩn sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều trong việc này.

Đứng từ góc nhìn của doanh nghiệp, xây dựng bản mô tả công việc là phương pháp tối ưu để tiết kiệm thời gian tuyển dụng. Tại sao lại nói như vậy?

Bởi nếu không có bản mô tả công việc, những ứng viên sẽ không được phân loại. Do đó, doanh nghiệp phải mất thêm thời gian để lọc hồ sơ và kiểm tra năng lực.

Mặt khác, việc công khai bản mô tả công việc chuẩn cũng thể hiện tính chuyên nghiệp của công ty. Yếu tố này luôn được đánh giá cao và có thể thu hút được nhân tài.

Xây dựng bảng mô tả công việc cũng là quá trình doanh nghiệp xác định hướng đi cho mình. Đặc biệt trong việc đào tạo và quản lý và phát triển nguồn nhân lực.

Còn xét từ góc nhìn của người ứng tuyển, đây sẽ là tiêu chí đầu tiên để tham khảo. Nhìn vào đây, họ sẽ biết chính xác công việc yêu cầu gì, những tiêu chuẩn mình phải đảm bảo.

Bảng mô tả công việc sẽ giúp ứng viên xác định rõ năng lực của mình có phù hợp hay không? Hay mình cần phải cải thiện những kỹ năng gì.

Đối với ứng viên, đây gần như là “bản cam kết” đảm bảo rằng họ sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Đồng thời, cũng là bản hướng dẫn chi tiết nhất hỗ trợ họ khi triển khai làm việc sau này.

Bí quyết xây dựng bản mô tả công việc thành công

Vậy làm sao để xây dựng bản mô tả công việc thu hút và rõ ràng nhất? Đây chắc chắn cũng là một vấn đề yêu cầu khá nhiều về độ tỉ mỉ.

Nội dung bản mô tả công việc

Với yêu cầu của một bảng mô tả công việc chuẩn, bạn sẽ phải đảm bảo các nội dung:

  • Chức danh người thực hiện công việc.
  • Phòng ban và người giám sát.
  • Mục tiêu công việc.
  • Yêu cầu chung về kỹ năng và thái độ làm việc.
  • Nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể trong công việc.
  • Bộ phận đào tạo, hướng dẫn.
  • Yêu cầu tối thiểu về năng lực, trình độ học vấn.

5 bí quyết xây dựng bản mô tả công việc hoàn hảo

Xây dựng bảng mô tả công việc không khó. Tuy nhiên làm sao để tối ưu hóa nó mới là mấu chốt vấn đề.

Dưới đây là những gợi ý của JobNow sẽ giúp bạn thành công khi lên bản mô tả công việc:

Đảm bảo đầy đủ các thành phần trong cấu trúc bảng mô tả công việc

Đây là yếu tố đầu tiên bạn cần đảm bảo khi xây dựng bản mô tả công việc. Thiếu mỗi một hạng mục, bản mô tả sẽ rơi vào tình trạng thiếu thông tin.

Bạn có thể bổ sung thêm một vài mục cho phù hợp với yêu cầu thực tế. Tuy nhiên, tuyệt đối đảm bảo kết cấu cơ bản.

Nắm chắc bí quyết xây dựng bảng mô tả công việc giúp việc triển khai dễ dàng hơn
Nắm chắc bí quyết xây dựng bảng mô tả công việc giúp việc triển khai dễ dàng hơn

Sắp xếp tiêu chí theo thứ tự ưu tiên

Để tiện cho quá trình theo dõi, thông tin trong bảng nên được sắp xếp theo trình tự nhất định. Những yêu cầu nào khẩn thiết hơn thì đặt lên trên đầu.

Ví dụ, dù công ty nào cũng cần ứng viên có năng lực và thái độ tốt. Nhưng nếu công việc yêu cầu rất cao về chuyên môn, bạn nên để yêu cầu năng lực và kỹ năng lên trên.

Từ đây, chúng ta sẽ xác định rõ đâu là tiêu chí chính và đâu là tiêu chí phụ. Điều này giúp cả hai bên hiểu rõ yêu cầu hơn và hoàn thành tốt trách nhiệm của mình.

Sử dụng lời lẽ dễ hiểu, tránh lòng vòng

Cũng giống như bất kỳ văn bản nào, một bản mô tả công việc quá rắc rối sẽ không thu hút. Bên cạnh đó là những mô tả dài lê thê nhưng không trọng tâm.

Việc sử dụng lời lẽ dễ hiểu còn tránh được hiểu lầm không đáng có khi triển khai. Đồng thời, tiết kiệm thời gian phải chính sửa sau này.

Đây cũng là một trong các yếu tố để đánh giá bộ mặt của một doanh nghiệp. Do đó, lơ là và cẩu thả là những điều tối kỵ.

Sử dụng tiêu chí có thể đo lường cụ thể

Khi đọc bản mô tả công việc, chúng ta còn quan tâm những tiêu chí này sẽ được đánh giá như thế nào? Hạn hoàn thành và báo cáo là bao lâu?

Bởi vậy, người viết phải cụ thể hóa mỗi thông tin bằng con số cụ thể. Làm vậy, quá trình triển khai công việc cũng sẽ dễ dàng hơn.

Tránh những điều chung chung

Bên cạnh việc quá dài dòng, chúng ta cũng nên tránh những nội dung chung chung. Tuy không sai hướng nhưng phần “vô thưởng vô phạt này” sẽ không giúp ích được nhiều.

Nếu bảng mô tả không cụ thể, cả hai bên sẽ mơ hồ về mục tiêu. Dẫn đến cả hai đều tốn thời gian và khó hợp tác.

Một số mẫu mô tả công việc đáng tham khảo

Sau khi đã rút ra 5 kinh nghiệm xây dựng bảng mô tả công việc, JobNow sẽ giúp bạn hình dung rõ hơn qua một số ví dụ.

Dưới đây là các mẫu mô tả công việc bạn có thể tham khảo. Hy vọng qua các bản mô tả công việc mẫu này sẽ giúp ích nhiều cho bạn.

Bản mô tả công việc của nhân viên bán hàng
Bản mô tả công việc của nhân viên bán hàng
Bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc

Trên đây là một vài lưu ý hy vọng giúp bạn xây dựng bảng mô tả công việc thành công. Hãy cùng theo dõi thêm nhiều bài viết của JobNow để cập nhật thêm nhiều thông tin bổ ích nhé!

Bài viết hữu ích liên quan:

Ý kiến của bạn